专业员工档案与制度资料管理，让用工合规更简单

采用数据加密存储、权限分级管理、定期备份等措施。所有电子档案存储于安全服务器，访问需授权；纸质档案处理有专人负责并签署保密协议。服务过程符合相关数据保护法规，可配合企业内部安全审计。

包括需求沟通、现状诊断、方案定制、服务实施、验收确认、持续维护六个阶段。首次沟通免费，诊断后提供方案与报价；确认后启动服务，实施过程中企业需指定对接人配合；验收通过后进入定期维护周期。

企业提供关键日期（如合同到期日、证件有效期、制度更新日），系统自动在到期前30天、15天、7天发送提醒通知，支持邮件、短信或系统内消息。企业也可自定义提醒规则与频率。

可发现档案缺失、信息不一致、证件过期、制度版本混乱等问题。核对后出具详细报告，标注问题项与整改建议，帮助企业及时补正，降低劳动纠纷与合规风险。

支持年度维护计划，也可灵活定制短期服务（如季度归档、单次审计支持）。年度合同通常包含固定服务次数与紧急响应服务，按需服务按次计费。具体周期可根据企业需求协商。

可以。我们提供脱敏后的案例说明，展示不同规模企业的服务前后对比、常见问题及解决方案。联系顾问即可获取相关案例资料，帮助您评估服务效果。

根据员工数量、资料复杂度及服务范围综合定价。一般包括基础服务费（按员工数阶梯定价）与可选增值服务费（如档案数字化、深度核对等）。提供年度套餐与按需报价两种方式，具体可咨询顾问获取详细报价。

顾问会先评估现有电子档案的完整性与格式，将其纳入统一管理系统。缺失部分通过补充录入或扫描补齐，确保档案体系完整。现有系统数据可迁移至新平台，减少重复工作。

主要配合包括：提供员工名册、制度文件等基础资料；指定对接人协调内部部门；确认关键节点（如档案整理范围、提醒规则）；参与验收确认。日常维护阶段，企业只需在资料更新时通知顾问即可。

数字化完成后，纸质原件可按企业要求处理：返还企业自行保管、由维谷代为封存或销毁。所有处理方式均签署书面确认，确保可追溯。建议保留原件至少至下一个合规周期。

支持。除合同续签、证件到期、制度更新等标准提醒项外，企业可自定义其他关键日期，如试用期到期、培训证书到期、绩效评估节点等。提醒规则、提前天数、接收人均可灵活设置。

标准服务为每季度一次，也可根据企业需求调整为月度或半年度。年度审计前建议增加一次专项核对。核对后出具报告，企业可根据问题项安排整改，下次核对时复查整改情况。

可以。年度合同包含弹性服务机制，员工数量变动时按实际人数调整服务费，并优先安排批量入职档案整理。临时增加的服务项按需计费，确保企业快速扩张时资料管理不掉队。

不包含制度文件的撰写或修订，但可提供制度框架模板与合规性参考。企业自行修订制度后，维谷负责同步更新档案与告知记录，确保新旧版本衔接。如需制度起草服务，可推荐合作律所。

根据劳动法规定，离职员工档案至少保留两年。维谷服务默认保留至法定年限，到期前提醒企业确认是否销毁或继续保存。企业也可自定义保留期限，超期档案按约定处理。

支持。系统可设置多层级组织架构，不同部门或地点可独立管理，但统一归档标准。总部可查看全局档案概况，各部门仅可见本部门资料，实现集中管控与权限隔离。

服务团队成员均经过用工资料管理、劳动法规、档案数字化等专业培训，并定期更新知识。每位客户配备专属顾问，服务过程有标准操作流程与质量控制机制，定期接受客户满意度回访。

可以。年度合同设有退出条款，提前30天书面通知即可终止服务，已产生的服务费按实际服务期结算。未使用的预付费部分可退还。具体条款在合同中明确说明。

建议准备：当前员工名册（人数、部门、岗位）、现有制度文件清单（员工手册、考勤制度等）、档案管理现状说明（纸质/电子、存放方式）、近期合规检查或审计记录（如有）。无需全部齐全，顾问会根据已有信息推进。